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/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / fndrais1.zip / FNDRAIS2.EXE / AUTOMESS.BBF (.txt)

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dBase/FoxBase/XBase Database File  |  1992-11-02  |  38KB  |  68 rows

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#	NUMLINES,N,2,0	CHRPERLINE,N,3,0	MESS1,C,60	MESS2,C,60	MESS3,C,60	MESS4,C,60	MESS5,C,60	MESS6,C,60	MESS7,C,60	MESS8,C,60	MESS9,C,60	KOUNTER,N,4,0	OLDKOUNT,N,4,0
1	9	43	Welcome to the REPORTs demonstration of The	Fund-Raiser's Assistant.  Using the sample	information already included, we will prep	are reports about events and people and per	form mail merge operations. At any screen,	you can stop the demonstration by pressing	"Q".  If this message obscures a part of th	e screen you want to see, just press "H" to	see the screen, then any key to continue.	10	10
2	9	16	The Fund-Raiser'	s Assistant just	finished checki	ng the integrity	of some of its	internal pointer	s. We are now at	the introductor	y screen.	20	20
3	9	13	Option 3 - RE	PORTS about f	und-raising a	ctivities sho	ws how well i	ndividual fun	d-raising act	ivities have	done.	30	30
4	9	36	Each activity is considered to be pa	rt of a campaign which may be to rai	se money for an endowment, a buildin	g project, a political race or somet	hing else.  We can see a detailed li	st of each contribution to one activ	ity or a summary of the total collec	ted for each activity in a campaign.	Let's look at the summary.	40	40
5	9	21	The sample informatio	n contains contributi	ons made to two activ	ities which are part	of a campaign to endo	w a scholarship for m	inority students.  We	'll look at this repo	rt on the screen.	50	50
6	9	10	We see eac	h fund-rai	sing activ	ity and th	e total am	ount each	has collec	ted so far	.	60	60
7	9	6	Let's	see wh	o has	given	to the	silen	t auct	ion.		70	70
8	9	20	"auct_0907" is a cod	e that this user dev	ised to denote a sil	ent auction on 9/7/9	2. Codes are covered	more thoroughly in	the data entry demon	stration, the tutori	al and the manual.	80	80
9	9	1										90	90
10	9	17	The activity, cam	paign and client	are at the top of	the screen.  The	n each contributo	r is listed toget	her with the date	and amount of th	e contribution.	100	100
11	9	8	We're fi	nished w	ith acti	vity rep	orts, so	we'll c	hoose op	tion 0.		110	110
12	9	5	Now w	e'll	get s	ome r	eport	s abo	ut pe	ople.		120	120
13	9	23	First, let's identify w	hich people we want to	include in our reports	or direct mail output.	The fifth line of the s	creen tells us that any	thing we prepared now	would include "all peop	le" in our database.	130	130
14	9	12	Option 2 - S	pecify Crite	ria lets us	identify whi	ch people we	want our re	ports and ma	il merge to	include.	140	140
15	9	18	Let's only look at	those people who	are interested in	small business.  S	ince that is just	a single character	istic, we'll choos	e option 1 - a sin	gle criterion.	150	150
16	9	29	In this case, we could look f	or people who ARE interested	in small business(the presenc	e of the criterion), or peopl	e who ARE NOT interested in s	mall business (the absence of	the criterion).  We're inter	ested in option 1 - The prese	nce of the criterion.	160	160
17	9	32	These are the different criteria	we can use to identify our targ	et subgroup.  Adjectives are des	criptions that YOU DEFINE to sui	t your own particular needs.  Th	is sample user has defined an ad	jective which denotes an interes	t in small business, so we'll ch	oose option 1 - Adjectives.	170	170
18	9	8	This use	r calls	this adj	ective "	small bi	z", so t	hat's wh	at we'll	enter.	180	180
19	9	26	Our new criteria for ident	ifying our target subgroup	is listed on the fifth li	ne of the heading, using a	n expanded description the	user supplied when she de	fined the adjective "small	biz".  It is correct, so	we'll choose option 0.	190	190
20	9	1										200	200
21	9	9	Now we'll	prepare	reports a	bout peop	le who ar	e interes	ted in sm	all busin	ess.	210	210
22	9	5	Let's	see	their	cont	ribut	ion h	istor	ies.		220	220
23	9	20	We'll look at them i	n alphabetical order	.  We could choose a	ny of the other ways	listed.  For instan	ce, we might want to	use zip code order	if we were preparing	a mailing.	230	230
24	9	39	After choosing our primary sort, we can	choose up to three other sort keys.  F	or example, if our primary sort was on	zip code, we might want people in the s	ame zip code sorted by name.  Zip code	would be the first sort and name would	be the second.  We won't use a secondar	y sort in this case, so we won't see th	e option for the other two sort keys.	240	240
25	9	15	This gives us t	he opportunity	to describe who	has been selec	ted to appear o	n this report.	This descriptio	n will appear o	n each page.	250	250
26	9	1										260	260
27	9	1										270	270
28	9	20	For each person who	meets our selection	criteria (interested	in small business i	ssues), this report	gives their address,	phone numbers and a	n itemized list of t	heir contributions.	280	280
29	9	10	Let's stop	preparing	reports a	bout this	group of p	eople and	select ano	ther group	.	290	290
30	9	5	Optio	n 2 l	ets u	s ide	ntify	our	new g	roup.		300	300
31	9	1										310	310
32	9	24	Let's find all the black	s who are interested in	small business issues.	Because the people we're	interested in must be b	oth Black AND interested	in small business issue	s, we'll choose 3 - a si	mple "AND" selection.	320	600
33	9	1										330	620
34	9	30	In addition to coming with man	y built in characteristics, Th	e Fund-Raiser's Assistant also	gives you the ability to add	characteristics unique to your	needs. This user needed to tr	ack ethnicity, so she used one	of the user defined fields fo	r that specific purpose.	340	630
35	9	1										350	640
36	9	1										360	650
37	9	14	It's possible	to enter an al	phabetical ran	ge, but that i	sn't applicabl	e in this case	.  We'll enter	"black" in bo	th fields.	370	660
38	9	22	As we build our select	ion criteria, it's dis	played in a box on the	screen.  We can see w	e're not finished, so	we'll choose option 1	so we can add the smal	l business component o	f the criteria.	380	670
39	9	1										390	680
40	9	15	Because interes	t in small busi	ness issues is	denoted by the	adjective defin	ed for that pur	pose, we'll cho	ose option 1-Ad	jectives.	400	690
41	9	10	Enter the	adjective	we created	, "small b	iz". We co	uld have c	alled it w	hatever we	wanted.	410	700
42	9	39	The description of the criteria uses th	e long definition of "small biz", which	the user supplied when she defined "sm	all biz". This makes it more readable f	or the users and frees the data entry p	eople to customize the codes to facilli	tate data entry. We're now finished wit	h the criteria, so we'll choose option	0-Use the current selection criteria.	420	710
43	9	1										430	720
44	9	1										440	730
45	9	6	Let's	prepar	e a re	port w	ith ou	r new	subgro	up.		450	470
46	9	3	We'	ll	pre	par	e a	ca	ll	lis	t.	460	480
47	9	9	We'll sel	ect the o	rder in w	hich we w	ant the n	ames on t	he call l	ist displ	ayed.	470	490
48	9	1										480	500
49	9	8	We'll ch	ange the	compute	r's desc	ription	to make	it more	readable	.	490	510
50	9	1										500	520
51	9	7	We coul	d inclu	de cont	ributio	ns on t	he call	list,	but we	won't.	510	530
52	9	4	We w	ill	incl	ude	the	addr	ess.			520	540
53	9	10	We could a	lso includ	e the misc	ellaneous	notes and/	or the adj	ectives, b	ut we won'	t.	530	550
54	9	4	We'l	l lo	ok a	t th	is o	n th	e sc	reen	.	540	560
55	9	17	The call list giv	es the name. addr	ess and phone num	bers. It could al	so contain any of	the other inform	ation we were ask	ed if we wanted t	o include.	550	570
56	9	1										555
57	9	8	Let's pr	epare a	file for	mail me	rge.  We	'll choo	se optio	n 5-Dire	ct Mail	560	740
58	9	12	We can print	envelopes o	r print mail	ing labels a	s well. We'l	l choose opt	ion 3-Prepar	e files for	Mail Merge.	570	750
59	9	1										580	760
60	9	9	We can ch	oose eith	er dBase	or ASCII	text.  We	'll prepa	re it in	dBase for	mat.	620	800
61	9	48	First we name the file.  Then we indicate the ma	ximum file size.  This is because some word proc	essors read the entire mail merge file into memo	ry and therefore have a limit to the size of the	file they can mail merge. If your word processo	r is one of the 90% or more that use the disk, t	his number should be very large.  Finally, you c	an enter your word processing subdirectory and t	he mail merge file will be placed there.	630	810
62	9	12	For example,	we could ad	d the phrase	"expired" t	o everyone w	ho hasn't co	ntributed to	this year's	campaign.	640	820
63	9	21	We can start in the b	eginning or the middl	e.  (This option has	been there for all th	e reports, but we've	skipped over it for t	he sake of brevity.)	We'll choose option	1-At the beginning	650	830
64	9	31	After the mail merge file is cr	eated, this screen displays the	file's name (demo1 - the root	"demo" that you entered plus a	counter in case multiple files	are needed), the fields it cont	ains and the subdirectory where	it is located.  If you have dB	ase, try looking at this file.	660	840
65	9	4	We'r	e fi	nish	ed w	ith	mail	mer	ge.		670	850
66	9	1										680	860
67	9	36	This ends the "REPORTS" demonstratio	n.  Feel free to do more selections	and create more reports.  If you hav	en't already done the "DATA ENTRY" d	emonstration, that would be a logica	l next step.  Then try the tutorial	where you get actual hands on experi	ence.  Thanks for your interest in T	he Fund-Raiser's Assistant.	690	870